HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG (I)

BAB VIII. HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG (I)

Perkembangan Pembentukan Agen Cabang

            Sebagai titik tolak perkembangan tersebut adalah perluasan daerah pemasaran. Meluasnya daerah pemasaran ini menimbulkan problema bagi pimpinan perusahaan untuk mencari cara-cara yang paling efektif dan ekonomis dalam melakukan penjualan-penjualan barangnya.

            Berbagai macam cara dapat ditempuh antara lain dengan mengangkat pedagang keliling atau petugas bagian penjualan yang langsung mendatangi para pelanggan, penggunaan katalogus dengan pengiriman pesanan per pis; dengan sistem penjualan konsinyasi.

Perbedaan Karakteristik Agen dan Kantor Cabang

Agen	Kantor cabang
1.       Agen adalah suatu bentuk organisasi yang hanya diberi fungsi untuk menerima pesanan barang-barang dan bekerja dibawah pengawasan langsung oleh kantor pusat- sedang transaksi dengan pihak ketiga dilaksanakan secara langsung oleh kantor pusat.	1.       Kantor adalah suatu bentuk organisasi yang menjual barang-barang dari persediaan yang dibentuknya (baik dikirim dari kantor pusat maupun dibeli sendiri) dan diberi wewenang untuk melaksanakan transaksi-transaksi dengan pihak ketiga, sehingga berfungsi sebagai unti usaha yang berdisi sendiri.
2.       Agen tidak memiliki persediaan untuk barang-barang yang akan dijual akan tetapi hanya berupa monster (contoh/sampel) – barang yang dijual akan dikirim langsung oleh kantor Pusat kepada langganan yang bersangkutan.	2.       Kantor cabang mengadakan persediaan (stock) untuk barang-barang dagangannya yang pada umumnya sebgaian besar dikirim dari kantor Pusatnya. Namun demikian sampai dengan batas-batas tertentukantor cabang juga membeli sendiri barang-barang dagangannya.
3.       Persetujuan terhadap syarat-syarat penjualan terletak sepenuhnya pada kantor pusat. Administrasi terhadap piutang yang timbul dari penualan dan pengumpulan piutang yang bersangkutan diselenggarakan oleh kantor pusat.	3.       Kator cabang memberikan persetujuan tentang syarat-syarat penjualan, menyelanggarakan administrasi piutang yang timbul dari penjualan tersebut mengurus pengumpulan piutang yang bersangkutan.
4.       Modal kerja untuk biaya-biaya operasi agen diberikan oleh kantor pusat. Agen tidak mengurus uang tunai (kas) selain modal kerja yang diberikan.	4.       Kantor cabang mengelola uang tunai dari hasil penjualan pengumpulan piutangnnya dan melaksanakan transaksi-transaksi pembayaran atas inisiatip sendiri.

Hubungan Kantor Pusat dan Agen

Ø  Usaha dari suatu Agen

Agen yang bekerja sebagai unit organisasi penjualan lokal berada dibawah pengawasan kantor pusat dan biasanya tidak mengadakan persedian selain dari contoh-contoh dari pada barang-barang yang akan ditawarkan untuk dijual. Contoh barang yang akan ditawarkan dan mungkin juga akan diiklankan itu dberi oleh kantor pusat.

Ø  Pembukuan untuk suatu Agen

Akuntansi terhadap usaha keagenan tidak membutuhkan penyususnan buku-buku secara lengkap. Pada umumnya agen ckup menyelenggarakan buku kas untuk mencatat penerimaan modal kerja dari kantor pusat, dan pengeluaran untuk berbagai macam biaya. Pada saat modal kerja hampir habis atau mendekati jumlah minimum yang ditetapkan, agen mengirimkan copy catatan pengeluaran kas atau ringkasannya kepada kantor pusat untuk mendapatkan penggantian atau pengisian kembali modal kerjanya.

Ø  Pembukuan pada Kantor Pusat

Dalam pembukuan pada kantor puasat terdapat dua alternatif antara lain:

{  Laba rugi yang di dapat dari aktivitas penjualan melalui agen (tiap-tiap agen) tidak ditentukan secara terpisah. Pada cara ini, laba rugi yang di dapat dari penjualan melalui agen akan dilaporkan tergabung dengan transaksi enjualan regular.

{  Laba rugi yang di dapat dari aktivitas penjualan melalui agen ditentukan secara terpisah. Pada cara ini rekening pembukuan khuss untuk agen terutama untuk pendapatan dan biaya yang bersangkuatn, harus diselenggarakan.

Hubungan Kantor Pusat dan Cabang

Sifat dan jenis usaha operasi dari kantor cabang, biasanya berada dibawah pengelolaan seseorang maajer cabang yang bertanggung jawab langsung kepada top manajemen kantor pusat. Manajer cabang harus melaporkan informasi tentang volume aktivitas dan asil usaha cabang kepada kantor pusatnya, karena data demikian penting untuk analisa dan pengamblan keputusan.

            Meskipun cabang berusaha dan bekerja sebagai unit yang berdiri sendiri, tetapi tetap di kontrol oleh kantor pusat. Kebijaksanaan umum dan standart pelaksanaan yang biasanya berlaku bagi dunia usaha, juga dilaksaakan terhadap cabang-cabang yang dibentuk oleh kantor pusat. Garis besar dari bekerjanya suatu cabang adalah sebagai berikut:

{  Cabang diberi modal erja, baik berupa uangkas, barang-barang dagangan maupun aktiva lainnya oleh kantor pusat.

{  Cabang dapat membeli barang dagangan dari phak ketiga untuk memenuhi kebutuhan permintaan barang-barang local yang tidak dapat dipenuhi oleh kantor pusat atau apabila pembelian itu dapat dipertanggngjawabkan secara ekonomis.

{  Cabang melakukan aktivitas penjualan, mulai dari usaha-usaha untuk pembli, mengirimkan dan menyerahkan jasa-jasa kepada langganan, membuat faktur penjualan, menagih piutang dan menyimpan uangnya dalam rekening banknya sendiri.

Sistem Akuntansi untuk Operasi Kantor Cabang

Sistem pengumpulan dan pengolahan data akuntansi terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di kantor cabang dapat dilakukan dengan berbagai cara. Sistem akuntansi erhadap aktivitas kantor cabang pada dasarnya menurut sistem:

Ø  Sistem sentralisasi

Apabila sistem sentralisasi diguanakan, maka pembukuan terhadap transaksi yang terjadi di kantor cabang diselenggarakan sepenuhnya oleh kantor pusat. Pada cara ni kantor cabang cukup mengumpulkan doumen-dokumen dasar. Dokumen tersebut dikirim kepada kantor pusat untuk dicatat dalam buku jurnal dan rekening-rekening buku besarnya.

Ø  Sistem Desentralisasi

Pada cara ini setiap cabang menyelenggaraan pembukaan atas tranaksi yang terjadi pada cabang yang bersangkutan secara lengkap. Jika sistem desntralisasi digunakan, biasanya susunan dan klasifikasi rekening-rekenng pembukuan pada tiap kantor cabang mengikuti dan sesuai dengan susunan dan klasifikasi yang dipakai pada kantor pusatnya

Prinsip-prinsip Pelaksanaan Sistem Desentralisasi

Ciri pokok yang menghubungkan pembukuan di kantor cabang dan kantor pusatnya adalah adaya rekening “R/K – kantor pusat” di dalam rekening pembukuan kantor cabang dan “R/K – Kantor Cabang” di dalam rekening pembukuan kantor pusat.

            Terdapat hubungan antara rekening-rekeing pembukuan di kantor cabang dengan rekening-rekening pembukuan di kantor pusat. Aktiva yang ditempatkan di cabang adalah sebagian dari aktiva yang dimiliki oleh perusahaan sebagai satu kesatuan usaha.

            Kantor pusat sebagai konsekuensi dari sistem desentralisasi tidak perlu melakukan pencatatan terhadap perubahan bentuk atau komposisi terhadap investasinya di kantor cabang. Sebagai unit usaha yang berdiri sendiri, cabang mengeluarkan biaya untu pendapatan. Di dalam akuntansi pengaruh pendapatan dan biaya terhadap modal yang ditanamkan, akan dikumpulkan selama satu periode melalui ikhtisiar perhitungan laba rugi.

Ø  Modifikasi Teknik Pencatatan

Agar laporan keuangan lebih informatip, maka hendaknya terdapat pemisahan dalam pencatatan penanaman modal pada kantor pusat maupun kantor cabang. Pemisahan tersebut, antara lain:

{  Rekening kantor pusat dan kantor cabang yang bersifat sementara

{  Rekening kantor pusat dan kantor cabang yang bersifat permanen.

Kedua perbedaan tersebut tidak mengubah sifat rekening timbale balik antara rekening kantor cabang dan rekening kantor pusat.

Ø  Laporan Keuangan Gabungan untuk Kantor Pusat dan Kantor Cabang

Secara periodik, baik kantor cabang maupun kantor pusatmenyusun keuangannya secara individual. Dalam laporan keuangan ga bungan tersebut dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang posisi keuangan dan hasil usaha perusahaan sebagai satu kesatuan ekonomi yang bulat, maka dalam penyusunannya harus memperhatikan :

a)      Dalam neraca hanya disajikan aktiva dan hak-hak yang ada pada perusahaan dan hutang-hutang atau kewajiban perusahaan yang lain kepada pihak-pihak di luar peusahaan.

b)      Dalam perhitungan laporan laba rugi, harus dihindari adanya perhitungan ganda terhadap suatu pendapatan dan biaya yang sama.

Dengan demikian, langkah-langkah yang diperlukan dalam penyusunan laporan keuangan gabungan dapat dirumuskan sebagai berikut:

{  Penyususnan neraca gabungan, dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1)      Menghapus saldo rekening “R/K – Kantor Pusat” dengan “R/K – Kantor Cabang” dan saldo rekening “hutang“ dengan “piutang kepada” antar kantor pusat dan cabang, yang ada di dalam neraca individual kantor pusat maupun cabang.

2)      Menunjukkan saldo rekening-rekening aktiva, dan rekening-rekening hutang yang terdapat dalam neraca individual kantor pusat dan cabangnya sesuai dengan kelompok masing-masing.

{  Penyusunan laporan perhitungan rugi laba gabungan, diperlukan langkah berikut:

1)      Menghapus saldo rekening “pengiriman barang dari kantor pusat” dengan “pengiriman barang ke kantor cabang” dan saldo rekening-rekening pendapatan dan biaya-biaya yang bersangkutan  = yang diakui di dalam laporan perhtungan laba-rugi individual kantor pusat dan cabang sebagai akibat kebijaksanaan sistem desentralisasi yang dilaksanakan.

2)      Menjumlahkan saldo rekening-rekening pendapatan dan laba di luar usaha, rekening biaya dan rugi di luar usaha yang terdapat dalam laporan rugi laba individual kantor pusat dan cabang, sesuai dengan kelompok masing-masing.

Daftar Lajur Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan

Untuk mempermudah penggabungan saldo rekening pembukuan yang ada baik di pusat maupun di cabang, biasanya disusun suatu kertas kerja yang berupa “daftar lajur penyusunan laporan keuangan gabungan”. Daftar lajur dibuat semata-mata untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan gabungan.

Ø  Penyesuaian rekening Timba Balik

Untuk mempermudah penggabungan saldo rekening pembukuan yang ada baik di pusat maupun di cabang, biasanya disusun suatu kertas kerja yang berupa “daftar lajur penyusunan laporan keuangan gabungan”. Daftar lajur dibuat semata-mata untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan gabungan.

Ø  Penyesuaian Laporan Timbal Balik

Pada akhir eriode atau pada saat akan menutup buku-buku, sebab-sebab adanya perbedaan saldo diantara 2 (dua) rekening yang reciprocal tersebut harus diselidiki dan penyesuaian harus dilakukan seperlunya. Data yag perlu dipertimbangkan dalam menyesuaikan dua rekening tersebut, pada dasarnya dapat digolongkan ke dalam 4 golongan sebagai berikut:

1)      Debit rekening “Kantor Cabang” tanpa ada hubungan dengan kredit rekening “Kantor Pusat”.

2)      Kredit rekening “Kantor Cabang” tanpa ada hubungan dengan debit rekening “Kantor Pusat”.

3)      Debit rekening “Kantor Pusat” tanpa ada hubungan dengan kredit rekening “Kantor Cabang”.

4)      Kredit rekening “Kantor Pusat” tanpa ada hubungan dengan debit rekening “Kantor Cabang”.